The short version
It started as a data migration. It ended as a full go-live.
SHPOOOV ran on a legacy system with no proper export and years of inconsistent subscription data. Over seven days that data was recovered, cleaned, and moved onto the new platform, then corrected against real invoices and validated until the club could operate on it without help.
By the last day: data migrated, 160 subscriptions corrected, the 42-case file closed, gates validated, InBody tested, the team trained, and a clear remote follow-up path agreed.
Impact at a glance
What actually changed
160
subscriptions with wrong end dates, recalculated and corrected programmatically
No hand-editing. Validated, then closed.
42conflicting subscription records resolved one by one
7days from discovery to handover
5+Excel reports prepared for validation
InBodyintegration completed and tested end to end
Gate access validatedbiometric device to local bridge to backend, proven and confirmed operational
Completed workstreams
From legacy export to operational readiness
1
Legacy data extractionBuilt a scraping approach because the old system offered no direct export.
2
Member migrationCleaned and uploaded the full member records into the new system.
3
Subscription correctionResolved inherited inconsistencies using invoices as the source of truth.
4
Gate validationProved the biometric device to local bridge to backend access path.
5
InBody integrationCompleted and tested the InBody integration in the new setup.
6
Training and handoverTrained the team, smoothed the UX flow, and handed the system over.
the seven days
Daily journey
How the week unfolded
Wednesday June 3
Travel and legacy-data extraction
Arrival in Riyadh, 9:30 AM- Inspected the legacy system and how customer data was stored.
- Built a quick scraping tool, since there was no direct export.
- Started extracting and cleaning customer records after hours.
Thursday June 4
Member migration and subscription prep
Onsite 2:00 PM to 6:00 PM- Uploaded all member records into the new system.
- Extracted and cleaned subscription data for migration.
- Flagged invalid phone numbers and non-Saudi registration cases.
- Handed the club a clean, organized Excel customer file.
Friday June 5
Subscription migration and access-control dig
Evening shift ran to 6:00 AM Saturday- Completed the subscription migration as a practical quick win.
- Investigated gate and biometric-device restrictions.
- Proved the path: biometric device to local network to local bridge to backend.
Saturday June 6
Gate validation and the critical findings
8:00 PM to 2:00 AM Sunday- Confirmed the gate flow was operational.
- Found 160 six-month subscriptions carrying wrong 2028 end dates.
- Found 42 cases with conflicting subscription records.
- These findings changed the return plan and called for more onsite work.
Sunday June 7
Reports, invoices, and the first correction wave
8:00 AM to 8:00 PM onsite- Prepared 5+ Excel reports explaining the issues and the fix approach.
- Established the paper invoices as the valid source of truth.
- Corrected the 42 conflicting cases one by one and closed that file.
Monday June 8
A programmatic fix for 160 subscriptions
8:00 AM to 11:00 PM onsiteRather than hand-edit 160 records, the correct end dates were recalculated programmatically from the electronic invoices, the amount paid, and the subscription start date, then migrated and validated.
Problem160 incorrect end dates inherited from the legacy data.
ActionComputed correct end dates from invoice, amount paid, and start date.
ResultMigrated and validated. The club team only had to confirm.
Tuesday June 9
Training, UX, InBody, and handover
9:00 AM onsite, returned 11:00 PM- Trained the club team on the new system.
- Watched real usage and solved UX snags as they surfaced.
- Improved the flow so work finishes without hopping between pages.
- Completed and tested the InBody integration.
- Handed the system over for operational use.
- Returned from Riyadh to Jeddah around 11:00 PM.
from the field
Memories
A few moments from the trip
A small scrapbook from the onsite week: walkthroughs, invoice validation, bridge debugging, the gym floor, and the long-night moments behind the handover.
Seven days, one handover, and a fair few late shifts.
after the trip
Final onsite status
Handed over for daily operation
Ready for daily operationThe team was trained and the system handed over after validating real usage onsite.
Operational flow improvedUX issues fixed so the team can complete a task in one continuous journey.
InBody completed and testedInBody operations connected and verified as part of the new setup.
Remote follow-up
What remains after the trip
The remaining scope is remote follow-up and app-launch coordination once Abo Rabiah returns from India.
App launch timingLaunch the app after Abo Rabiah returns from India, expected around June 15 to 16.
Monitor payment usageCheck whether the club is using offline or online payment flows and confirm operations stay stable.
Final small migrationOne small migration is still pending until the club provides the missing information.
Feedback loopCollect feedback from the team and resolve anything that surfaces during real usage.
النسخة العربية
النسخة العربية
سبعة أيام في الرياض، من البداية إلى التسليم
نسخة عربية رسمية ومختصرة من التقرير، توضّح مسار العمل الميداني في الرياض: من فحص الـ legacy system الذي لا يدعم تصديرًا مباشرًا، إلى تسليم النظام الجديد جاهزًا للتشغيل اليومي.
في اليوم الأخير: نُقلت البيانات، صُحّح 160 اشتراكًا، أُغلق ملف الـ 42 حالة، تم التحقق من البوابات، اختُبر ربط InBody، دُرّب الفريق، واتُّفق على خطة متابعة واضحة عن بُعد.
المؤشرات
ما الذي تغيّر فعليًا
160
اشتراكًا بتواريخ نهاية خاطئة، أُعيد حسابها وتصحيحها برمجيًا
دون تعديل يدوي. نُقلت ثم جرى التحقق منها.
42حالة تعارض في الاشتراكات عُولجت وأُغلقت
7أيام من اكتشاف المشكلة إلى التسليم
+5تقارير Excel للتوضيح والتحقق
InBodyتم إكمال الربط واختباره بالكامل
التحقق من البواباتمن جهاز البصمة إلى الـ local bridge إلى الـ backend، وأُثبت تشغيليًا
الأعمال المنجزة
جاهزية تشغيلية متكاملة
١
استخراج بيانات النظام القديمبناء طريقة scraping لعدم وجود تصدير مباشر.
٢
نقل بيانات الأعضاءتنظيف بيانات الأعضاء ورفعها في النظام الجديد.
٣
تصحيح الاشتراكاتمعالجة التواريخ الخاطئة اعتمادًا على الفواتير كمصدر موثوق.
٤
التحقق من البواباتإثبات مسار جهاز البصمة إلى الـ local bridge إلى الـ backend.
٥
ربط InBodyإكمال واختبار التكامل ضمن النظام الجديد.
٦
التدريب والتسليمتدريب الفريق، تحسين الـ UX، وتسليم النظام للتشغيل.
المسار اليومي
ماذا حدث كل يوم
الأربعاء ٣ يونيو
الوصول وبداية استخراج البيانات
الوصول إلى الرياض حوالي ٩:٣٠ صباحًا- فحص طريقة تخزين بيانات العملاء في الـ legacy system.
- بناء أداة scraping لعدم وجود export مباشر.
- بدء استخراج بيانات العملاء وتنظيفها بعد ساعات العمل.
الخميس ٤ يونيو
رفع الأعضاء وتجهيز الاشتراكات
عمل ميداني من ٢:٠٠ ظهرًا إلى ٦:٠٠ مساءً- رفع جميع بيانات الأعضاء في النظام الجديد.
- استخراج وتنظيف بيانات الاشتراكات.
- اكتشاف مشاكل في أرقام الجوال وحالات غير السعوديين.
- تسليم النادي ملف Excel منظّمًا لبيانات العملاء.
الجمعة ٥ يونيو
نقل الاشتراكات واختبار البوابات
استمر العمل المسائي إلى ٦:٠٠ صباح السبت- إكمال الـ subscription migration كإنجاز عملي سريع.
- دراسة القيود في أجهزة البوابات والبصمة.
- إثبات مسار الربط: جهاز البصمة إلى الـ local bridge إلى الـ backend.
السبت ٦ يونيو
التحقق من البوابات واكتشاف المشاكل الحرجة
٨:٠٠ مساءً إلى ٢:٠٠ صباح الأحد- التأكد من عمل مسار البوابات.
- اكتشاف ١٦٠ اشتراكًا مدته ستة أشهر بتاريخ نهاية خاطئ يصل إلى ٢٠٢٨.
- اكتشاف ٤٢ حالة فيها تعارض بين أكثر من اشتراك.
- غيّرت هذه النتائج خطة العودة واستدعت عملًا ميدانيًا إضافيًا.
الأحد ٧ يونيو
التقارير والفواتير وأول موجة تصحيح
٨:٠٠ صباحًا إلى ٨:٠٠ مساءً- إعداد أكثر من ٥ تقارير Excel لتوضيح المشاكل وطريقة الحل.
- اعتماد الفواتير الورقية كمصدر تحقق موثوق.
- تصحيح ملف الـ ٤٢ حالة واحدة واحدة وإغلاقه بالكامل.
الاثنين ٨ يونيو
حل برمجي لملف الـ ١٦٠ اشتراك
٨:٠٠ صباحًا إلى ١١:٠٠ مساءًبدل تصحيح ١٦٠ حالة يدويًا، حُسبت تواريخ النهاية الصحيحة برمجيًا اعتمادًا على الفاتورة الإلكترونية والمبلغ المدفوع وتاريخ بداية الاشتراك، ثم جرى نقلها والتحقق منها.
المشكلةتواريخ نهاية غير صحيحة موروثة من النظام القديم.
الإجراءحساب النهاية الصحيحة من الفاتورة والمبلغ وتاريخ البداية.
النتيجةنُقلت وتم التحقق، واكتفى الفريق بالتأكيد.
الثلاثاء ٩ يونيو
التدريب وتحسين الـ UX وربط InBody والتسليم
من ٩:٠٠ صباحًا، والعودة ١١:٠٠ مساءً- تدريب فريق النادي على النظام الجديد.
- مراقبة الاستخدام الفعلي وحل مشاكل الـ UX فور ظهورها.
- تحسين الـ flow لإنجاز المهام دون التنقل بين صفحات كثيرة.
- إكمال واختبار الـ InBody integration.
- تسليم النظام للتشغيل.
- العودة من الرياض إلى جدة حوالي ١١:٠٠ مساءً.
المتابعة بعد التسليم
ما تبقّى بعد الرحلة
إطلاق التطبيقيُنسّق إطلاق التطبيق بعد عودة Abo Rabiah من الهند، والمتوقع حول ١٥ إلى ١٦ يونيو.
متابعة المدفوعاتمتابعة استخدام النادي لمسارات الدفع offline / online والتأكد من استقرار التشغيل.
مايجريشن أخير بسيطيوجد migration صغير متبقٍّ، مرتبط باستلام معلومات ناقصة من النادي.
حلقة الملاحظاتاستقبال ملاحظات الفريق بعد التشغيل وحل أي مشكلة تظهر أثناء الاستخدام الفعلي.